Guía práctica para organización de congresos
Para la organización de un congreso, la UMA ofrece una gran cantidad de recursos que cubren la mayoría de las necesidades. Como estos recursos se proporcionan desde distintos servicios de la UMA, los presentamos en esta página en forma de Guía Práctica para Organizar un Congreso en la UMA.
Unidad Orgánica y activación de pasarela de pagos
Cualquier congreso o evento que cuente con ingresos por inscripciones, aportaciones externas o ayudas del Plan Propio de la Universidad de Málaga, debe tener asignada una unidad orgánica (se trata de un campo numérico de 10 dígitos que comienza por 0803).
- Si sólo desea que le sea asignada una unidad orgánica sin creación de la página web en la plataforma de eventos de la Universidad de Málaga porque ya disponga de una página web en otra plataforma, tendrá que remitir directamente su solititud al Gestor de Peticiones del Servicio de Gestión Económica General en la opción “solicitud de orgánica y pasarela de pagos”. Desde este formulario se solicita la referencia contable u orgánica de cada congreso, se activa la recepción de ingresos y se permite el acceso a los contactos para obtener mayor información.
- En caso de no disponer de página web al rellenar el Gestor de peticiones del Servicio de Comunicación, será el Servicio de Comunicación el que tramitará su solicitud sin que tenga que realizar ninguna otra petición. En un máximo de dos días, recibirá la confirmación de asignación de la unidad orgánica, la clase de ingreso, así como la activación de pasarela de pago.
Una vez asignada la Unidad Orgánica, si el evento conlleva pago de inscripciones, también se activará, de forma automática, la pasarela de pagos para que los asistentes puedan realizar el pago por medio de tarjeta bancaria.
Abierto el periodo de inscripción, el organizador del evento recibirá por correo electrónico la información acerca de los inscritos que realizan el pago para que pueda confirmar su asistencia al evento.
Tener asignada la Unidad de Orgánica le permite además las siguientes operaciones:
- Gastos: para efectuar un gasto relacionado con el evento, debe solicitar la reserva de crédito en la siguiente dirección: https://reservacreditos.uma.es/, seleccionando la Unidad de Gasto 0803 Jornadas, Congresos, etc. e indicando el número de referencia contable (orgánica 0803XXXXXX).
- Ingresos: Es obligatorio que los ingresos procedentes de inscripciones al evento, así como patrocinios y otras aportaciones al mismo, queden reflejados en la orgánica asignada al citado evento. Asimismo, no podrán realizarse con cargo a ella las adquisiciones de material inventariable.
Ayudas para la participación en congresos científicos
Podrá solicitar una ayuda económica para la organización de congresos o workshop. Ayuda D.4., dentro del II Plan Propio de Investigación y Transferencia:
Promover el intercambio y difusión de ideas, información y conocimientos científicos avanzados, mediante la organización, de reuniones de carácter científico organizados por la UMA. Para ello se pretende contar con la participación de investigadores, profesores, expertos nacionales y/o extranjeros de reconocido prestigio.
- Las solicitudes para las ayudas D4 se presentarán a través de la Sede Electrónica de la UMA, seleccionando como departamento de destino "JEFATURA DEL SERVICIO DE INVESTIGACIÓN". No hay que enviar la documentación al correo planpropio@uma.es
Modalidad A: Organización de congresos científicos en la provincia de Málaga.
Creación de página web y difusión del evento
La Universidad de Málaga pone a disposición de la comunidad universitaria una plataforma integral de gestión web de su eventos. Se trata de Eventos UMA, una herramienta online corporativa que permite el alojamiento web de los eventos organizados por la Universidad de Málaga, de forma muy intuitiva y de fácil manejo.
El procedimiento para su uso pasa, en primer lugar, por realizar una solicitud al Servicio de Comunicación a través de su gestor de peticiones, y rellenar un formulario en el que se debe especificar de qué tipo de evento se trata y los datos necesarios para su creación.
Una vez aprobada su petición, el Servicio de Comunicación creará el alojamiento web de su evento y le proporcionará los permisos, accesos e información necesaria, para la gestión del mismo.
Reserva de aulas y espacios
En los casos en los que se necesiten las instalaciones de la UMA para la realización del congreso, la reserva de aulas, salas de juntas y salones de grado o similares,deberá realizarse mediante las páginas existentes para tal fin en cada uno de los centros y facultades pertenecientes a la UMA o mediante el sistema de reservas de aulas y espacios del Servicio de Enseñanza Virtual y Laboratorios Tecnológicos.
La reserva de espacios en el Edificio Rectorado puede realizarse desde este otro enlace.
La reserva de espacios en The Green Ray se realiza en este enlace.
Soporte audiovisual
En el caso de que el evento quiera retransmitirse de forma híbrida o en streaming, el Centro de Tecnología de la Imagen (CTI) de la UMA, ofrece sus servicios a toda la comunidad universitaria. Las solicitudes de prestaciones de servicio, asistencia y asesoramientos técnicos se tramitarán mediante modelo formalizado que se facilita a través de la propia web. Además, se puede solicitar el acceso wi-fi y obtener un acceso específico para los participantes en el evento contactando con el Servicio Central de Informática.
Viajes, restauración y alojamiento
La UMA tiene un convenio con Viajes El Corte Inglés para la reserva de viajes. Este servicio está a disposición para la gestión de los viajes de los ponentes al congreso en este enlace . Además, se puede incluir el siguiente enlace para ofrecer información sobre desplazamiento a los participantes.
Actualmente, la UMA no tiene convenios específicos con restaurantes, catering, hoteles o servicios de guía turística que puedan facilitar la organización y ofrecer precios competitivos para los participantes de congresos y eventos en la universidad, aunque estamos trabajando para poder ofertar estos servicios a la comunidad universitaria.
Una alternativa es usar los servicios que oferta Málaga Convention Bureau, del Área de la Delegación de Turismo del Ayuntamiento de Málaga, especializada en el sector del turismo de reuniones. MCB pone al servicio de las empresas y agencias organizadoras de congresos y reuniones asesoramiento, una amplia oferta hotelera y de servicios de apoyo. Puedes ver sus servicios aquí.
Para ofrecer una cálida bienvenida a los participantes, se puede incluir el siguiente enlace entre la información suministrada. En Welcome To UMA, ponentes y participantes pueden encontrar información útil sobre la Universidad de Málaga para visitantes internacionales.
Merchadising
En Tienda UMA se puede adquirir material de papelería con el logo de la UMA y personalizar cualquier producto para el evento, congreso o jornada, incluyendo carpetas, bolígrafos, credenciales, bolsas de tela, libretas.... El departamento de diseño da asesoramiento para adaptarse a las necesidades del evento.
Contactos para más información e incidencias
Acceso al estado de cuentas del congreso aquí
Dudas sobre ingresos procedentes de inscripciones, contratos de patrocinio o subvenciones directas: tesoreria@uma.es.
Dudas sobre cómo utlizar ingresos del evento para gastos: ge_cong@uma.es. Si se estiman gastos superiores a los 15.000 euros (IVA no incluido) en alguno de los conceptos, resulta necesario iniciar una licitación, para lo cual debe contactar con el Servicio de Contratación: serviciodecontratacion@uma.es
Para devoluciones de inscripciones,por alguna causa admitida, y solictud de facturas, contactar con ge_cong@uma.es
Información sobre la ayuda: ayudacongreso@uma.es.
Incidencia Informática: cau@uma.es.
Consultas sobre la gestión/configuración del módulo de isncripciones de la plataforma eventos.uma.es: comunicacioninterna@uma.es
Medidas de protección aplicadas en la UMA para el tratamiento de información con datos personales durante la organización de congresos y eventos, pincha aquí.
